E-Mail Versand

Dokumente, die in Word erstellt wurden, können direkt via E-Mail versendet werden. Mit dieser Dokumentfunktion wird der Button Senden im OneOffixx-Ribbon in Word konfiguriert. OneOffixx Ribbon: Button Senden

Dabei kennt OneOffixx zwei Modi, je nachdem ob die Dokumentfunktion an der Vorlage angehängt ist oder nicht:

  1. Ohne die Dokumentfunktion "E-Mail Versand" wird die Standardfunktion von Word aufgerufen. Outlook wird via IMAPI-Schnittstelle gestartet und eine Kopie des Word-Dokumentes wird angehängt. Weder Dokumentinhalt noch Inhalt der E-Mail lassen sich beeinflussen. Je nach E-Mail-Programm ist die E-Mail nach dem Öffnen leer.

  2. Ist die Dokumentfunktion "E-Mail Versand" an der Vorlage angehängt, hat der Benutzer die Möglichkeit, eine E-Mail-Vorlage auszuwählen (diese muss als Vorlage des Typs "Mail Template" in OneOffixx hinterlegt sein). Er kann wählen, ob Logo, Stempel usw. ein- oder ausgeblendet werden sollen. Zusätzlich kann er auswählen, ob das Dokument als PDF, XPS oder als Word versendet werden soll. Innerhalb eines Unternehmens macht es auch Sinn, das Dokument zuerst auf einem gemeinsamen Laufwerk zu speichern und nur den Link zu versenden.

Caution

Es wird auch in diesem Fall ein Link auf eine Kopie und nie ein Direktlink auf das Originaldokument versendet. Der Grund dafür ist, dass auch in diesem Dokument Logos usw. anders behandelt werden können, als im Orginaldokument.

Enthält die ausgewählte E-Mail-Vorlage konfigurierte E-Mail-Adressen werden diese für die E-Mail genutzt.
Möchte man die E-Mail-Adressen aus dem Dokument nutzen, muss das entsprechende Feld in der Vorlage leer gelassen werden oder man nutzt die Konfiguration <Recipient fromDocument="true" />.

Empfänger-Hinweis:

Ablauf E-Mail Versand in Word

Konfiguration ohne Erläuterungen

<Configuration>
  <RecipientGroup domains="*">
    <DefaultOptions>
      <Extension>.pdf</Extension>
      <EmbeddedType>Attachment</EmbeddedType>
      <Attachment>
        <Text saved="false">
          <Binding><![CDATA[//*[@id = 'DocParam.Subject']]]></Binding>
        </Text>
        <DraftAddition type="suffix"><![CDATA[ [Entwurf]]]></DraftAddition>
      </Attachment>
      <Link>
        <Text><![CDATA[LinkedDocument]]></Text>
        <DraftAddition type="suffix"><![CDATA[ [Entwurf]]]></DraftAddition>
      </Link>
      <Subject>
        <Text><![CDATA[Send File]]></Text>
        <DraftAddition type="suffix"><![CDATA[ [Entwurf]]]></DraftAddition>
      </Subject>
	    <Recipient fromDocument="false" />
      <MailTemplate>5bf2d50e-202d-4c79-bd76-d1bbf5af9046</MailTemplate>
    </DefaultOptions>
    <Content logo="On" fax="Off" draft="FromDocument" vectorSignature="FromDocument" campaign="FromDocument" />
  </RecipientGroup>
</Configuration>

Konfiguration mit Erläuterungen

<Configuration>
  
  <!-- ↓ Empfängergruppe (erlaubt: "*" für alle Domänen / einzelne Domänen: Mehrere Domänen werden mit Semikolon getrennt (z. B. "sevitec.ch;oneoffixx.com") -->
  <RecipientGroup domains="*">
    
    <DefaultOptions>
      
      <!-- ↓ Dateiformat, das standardmässig versendet wird (erlaubt: ".pdf", ".xps" und ".docx" -->
      <Extension>.pdf</Extension>
      
      <!-- ↓ Art, wie die Datei standardmässig versendet werden soll (erlaubt: "Attachment" = als Anhang / "Link" = als Link auf ein Dateipfad) -->
      <EmbeddedType>Attachment</EmbeddedType>
      
      <!-- ↓ Konfiguration für den Dateiversand als Anhang -->
      <Attachment>
        <!-- ↓ Name des Anhangs (erlaubt: saved="true" (greift, wenn Dokument bereits gespeichert wurde), saved="false" (greift, wenn Dokument noch nicht gespeichert wurde), "saved" kann auch weggelassen werden -->
        <Text saved="true">
          <!-- [Binding oder Fixtext] → kann enthalten: --> <Binding><![CDATA[//*[@id = 'DocParam.Subject']]]></Binding> 
        </Text>
        <!-- ...oder direkt Fixtext: -->
        <Text saved="false">
          <![CDATA[FIXTEXT]]>
        </Text>
        
        <!-- ↓ Zusatztext des Anhangs, sofern der Entwurfsmodus aktiv ist. Erlaubt: type="prefix" für vorangestellt oder type="suffix" für nachgestellt -->
        <DraftAddition type="suffix"> [Binding oder Fixtext] </DraftAddition>
      </Attachment>
      
      <!-- ↓ Konfiguration für den Dateiversand als Link -->
      <Link>
        
        <!-- ↓ Vorgeschlagener Dateiname. Erlaubt: saved="true" (greift, wenn Dokument bereits gespeichert wurde), saved="false" (greift, wenn Dokument noch nicht gespeichert wurde), 'saved' kann auch weggelassen werden -->
        <Text> [Binding oder Fixtext] </Text>
        
        <!-- ↓ siehe oben -->
        <DraftAddition type="suffix"> [Binding oder Fixtext] </DraftAddition>
        
      </Link>
      
      <!-- ↓ Konfiguration des E-Mail-Betreffs -->
      <Subject>
        
        <!-- ↓ Vorgeschlagener Betreff. Erlaubt: saved="true" (greift, wenn Dokument bereits gespeichert wurde), saved="false" (greift, wenn Dokument noch nicht gespeichert wurde), 'saved' kann auch weggelassen werden -->
        <Text> [Binding oder Fixtext] </Text>
        
        <!-- ↓ siehe oben -->
        <DraftAddition type="suffix"> [Binding oder Fixtext] </DraftAddition>
        
      </Subject>
      
	  <!-- ↓ Konfiguration, ob die Empfängerdaten aus dem Dokument oder vom Mail-Template genommen werden sollen. -->
	  <Recipient fromDocument="false" />
	  
      <!-- ↓ Konfiguration, welche Mailvorlage verwendet wird -->
      <MailTemplate>5bf2d50e-202d-4c79-bd76-d1bbf5af9046</MailTemplate>
      
    </DefaultOptions>
    
    <!-- ↓ Konfiguration der Standardwerte für Logo (logo), Stempel (fax), Entwurfsstempel (draft), Unterschriftsbilder (vectorSignature) und Kampagne (campaign) ein / aus. (erlaubt: 'On' für immer ein, 'Off' für immer aus oder 'FormDocument' für Übernahme des Zustands aus Dokument -->
    <Content logo="On" fax="Off" draft="FromDocument" vectorSignature="FromDocument" campaign="FromDocument" />
  
  </RecipientGroup>
  
  <!-- ↓ Beispielkonfiguration für weitere RecipientGroup -->
  <RecipientGroup domains="sevitec.ch;oneoffixx.ch;sevitec.com;oneoffixx.com">
    <DefaultOptions>
      <Extension>.docx</Extension>
      <EmbeddedType>Link</EmbeddedType>
      <Attachment>
        <Text saved="true">
          <Binding><![CDATA[//*[@id = 'DocParam.Subject']]]></Binding>
        </Text>
        <Text saved="false"><![CDATA[MyUnsavedDocument]]></Text>
        <DraftAddition type="suffix"><![CDATA[ [Entwurf]]]></DraftAddition>
      </Attachment>
      <Link>
        <Path saved="true"><![CDATA[U:\Transfer]]></Path>
        <Path saved="false"><![CDATA[U:\Transfer]]></Path>
        <Text saved="true">
          <Binding><![CDATA[//*[@id = 'DocParam.Subject']]]></Binding>
        </Text>
        <Text saved="false"><![CDATA[MyUnsavedDocument]]></Text>
        <DraftAddition type="suffix"><![CDATA[ [Entwurf]]]></DraftAddition>
      </Link>
      <Subject>
        <Text>
          <Binding><![CDATA[//*[@id = 'DocParam.Subject']]]></Binding>
        </Text>
        <DraftAddition type="suffix"><![CDATA[ [Entwurf]]]></DraftAddition>
      </Subject>
      <MailTemplate>5bf2d50e-202d-4c79-bd76-d1bbf5af9046</MailTemplate>
    </DefaultOptions>
    <Content logo="On" fax="Off" draft="FromDocument" vectorSignature="FromDocument" campaign="FromDocument" />
  </RecipientGroup>
</Configuration>

Skripte

Skripte können auch in E-Mail-Vorlagen verwendet werden. Hierfür gibt es folgende Punkte zu beachten:

Direkter Aufruf:

Beim direkten Aufruf einer E-Mail-Vorlage (Doppelklick einer E-Mail-Vorlage im OneOffixx-Client) verhalten sich die Skripte wie folgt:

  • Die Skript-Resultate, die im Inhalt der E-Mail-Vorlage eingefügt werden können, stammen von der Dokumentfunktion "Skripte" der E-Mail-Vorlage.
  • Die Skripte werden bei Aktualisierungen (Profilwechsel oder Sprachwechsel) in der E-Mail nicht neu ausgewertet.

Aufruf über Dokumentfunktion "E-Mail Versand":

In diesem Szenario haben wir eine Inhaltsvorlage mit Skripten. Der Inhaltsvorlage ist die Dokumentfunktion "E-Mail Versand" angehängt. Von der Inhaltsvorlage wird ein Dokument generiert, anschliessend wird im OneOffixx-Ribbon auf "Senden" geklickt. Im Dialog wird eine E-Mail-Vorlage ausgewählt. Die Skripte verhalten sich nun wie folgt:

  • Die Skript-Resultate, die im Inhalt der E-Mail-Vorlage eingefügt werden können, stammen von der Dokumentfunktion "Skripte" der Inhaltsvorlage.
  • Die Skripte werden bei Aktualisierungen (Profilwechsel oder Sprachwechsel) in der E-Mail nicht neu ausgewertet.

Konsequenz: Anforderungen an Skript-Konfigurationen bei Mailvorlagen

Daraus folgt nun, dass Skripte, die in E-Mail-Vorlagen eingefügt werden, an folgenden Orten definiert sein müssen:

  • In der Skript-Dokumentfunktion der E-Mail-Vorlage
  • In der Skript-Dokumentfunktion aller Inhaltsvorlagen, bei denen die Dokumentfunktion "E-Mail Versand" angehängt ist (oder bei einer allen vorangehenden Vorlagen)